سیستم مدیریت موجودی چیست؟
سیستم مدیریت موجودی، ابزار شما برای سازماندهی تمام عناصری است که مربوط به موجودی می‌شود و فرایندی است که طی آن کالاها را از یک سر به سر دیگر در طول زنجیره تأمین خود ردیابی می‌کنید،می‌دانید چه چیزی دارید، کجاست و چگونه باید آن را مدیریت کنید.
این مقاله در مورد ردیابی موجودی، منابع و فروش است.
به طور خلاصه، هر چیزی که بر منابعی که در دست دارید تأثیر می‌گذارد.
راه‌حل‌های مختلفی پیش روی شماست و گزینه‌ای نیست که برای تمامی کسب‌وکارها مناسب باشد.
هر سازمانی نیازها و اصول خاص خود را دارد.
بااین‌حال، بهطورکلی، سیستم‌های خودکار به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- سیستم‌های مدیریت دوره‌ای
- سیستم‌های مدیریت دائمی
سیستم‌های مدیریت موجودی دوره‌ای
سیستم مدیریت دوره‌ای چیزی است که به‌عنوان مدیریت “قدیمی” شناخته می‌شوند، در واقع، شرکت‌ها سهام خود را در فواصل زمانی ثابت اما نسبتاً طولانی شمارش می‌کنند.
یک سیستم دوره‌ای معمولی ممکن است برای شرکتی مناسب باشد که هر سه یا شش ماه یک‌بار انبارگردانی را انجام می‌دهد.
در آن زمان، کارکنان انبارها یا مخازن را بررسی می‌کنند و واحدهای موجودی را می‌شمارند.
آنها معمولاً ارزش مالی وسایل انبار و مواد خام را در محل محاسبه می‌کنند.
در هر انبارگردانی، یک سازمان می‌تواند درستی سطح موجودی را بررسی کند.
هرگونه کاهش در موجودی باید با ارقام فروش یا هدررفت مطابقت داشته باشد.
این تنها راه برای تشخیص هرگونه اختلافی است که می‌تواند به مجموع درآمد شرکت آسیب برساند.
مدیریت دوره‌ای ازحالت ایده‌آل فاصله زیادی دارد.
بهطورکلی فقط برای خرده‌فروشان کوچک مناسب است، شرکت‌هایی که حداقل حجم را نگه می‌دارند و می‌فروشند، می‌توانند با رویکرد دوره‌ای از بین بروند.
برای سایر شرکت‌ها، چنین رویکردی باعث می‌شود که خطاهای پرهزینه به‌طور مداوم به‌وجود بیایند.
به‌عنوان‌مثال، عدم ردیابی مستمر موجودی انبار ممکن است باعث افزایش یا کمبود موجودی شود.
هر دوی این اتفاقات به‌شدت به یک تجارت آسیب می‌زند.
موجودی بیش از حد به این معنی است که کالاهای ارزشمندی دارید که بلااستفاده است و همچنین در حال هدردادن فضا در آن انبار هستید.
کمبود ذخایر نیز به همان اندازه برای عملیات مضر است، وقتی موجودی کافی ندارید باید سفارش‌ها را رد کنید، یا بدتر از آن، سفارش‌هایی که می‌پذیرید را انجام ندهید.
بروز هریک از این موارد به اعتبار شما نزد مشتریان لطمه می زند.
سیستم‌های مدیریت موجودی دائمی
با سیستم‌های دائمی، تمامی موارد مربوط به موجودی و زنجیره تأمین یک شرکت در زمان واقعی ردیابی می‌شود.
میزان موجودی و گزارش‌های مرتبط، با هر فروش، تحویل یا شکستگی، به‌روز می‌شوند.
اکثر خرده‌فروشان از نوعی سیستم مدیریت موجودی دائمی استفاده می‌کنند.
این سیستم‌ها نسبت به جایگزین‌های دوره‌ای مزایای زیادی دارند.
بهطورکلی، سیستم‌های دائمی شامل سطح بالاتری از دقت هستند و این باعث می‌شود که برنامه‌ریزی آینده با آگاهی بهتری انجام شود.
گردش‌کار سیستم‌های مدیریت موجودی
سیستم‌های مدیریت به شما کمک می‌کنند تا از بسیاری از گردش کارها مراقبت کنید.
ماهیت دقیق این گردش‌ها به نحوه استفاده شما از سیستم مدیریت موجودی بستگی دارد و بسته به اینکه نرم‌افزار شما برای مواردی مانند مدیریت چندکاناله طراحی شده باشد، متفاوت خواهند بود.
اکنون قصد داریم به چهار مورد از مهم‌ترین گردش‌های کاری که تقریباً توسط هر سیستم مدیریت، مدیریت می‌شود، نگاهی دقیق‌تر بیندازیم:
- ترتیب کلیه اقلام
اقلام شما همیشه در مقرون‌به‌صرفه‌ترین حالت قرار نمی‌گیرند.
مگر اینکه از سیستم‌های مدیریت مناسب استفاده کنید.
بخشی از گردش‌کار این سیستم‌ها شامل مرتب کردن اقلام موجودی به طور منظم است.
هنگامی که چیزی باید جابه‌جا شود، سیستم باید به طور خودکار از آن مراقبت کند.
همچنین، هر زمان که سیستم مواردی را در مکان‌هایی که نباید باشند شناسایی کرد، باید به‌موقع و مناسب پاسخ دهد.
- تنظیم سفارش‌های انتقال در داخل شرکت
این نحوه‌ی تنظیم سفارش‌ها با چند مزیت کلیدی همراه است، از جمله این واقعیت که کارکنان انسانی شما نیازی به تلف کردن زمان برای تنظیم دستی کارها ندارند.
همچنین، بسیار سودمند است که بدانید سیستم خودکار شما می‌تواند هر تغییری را که باید در زمان واقعی در سفارش‌های انتقال ایجاد شود، شناسایی کرده و به آن پاسخ دهد.
شرکت خرده‌فروشی شما باید سفارش‌های انتقال را تنظیم کند، و به لطف نرم‌افزار مدیریت موجودی‌تان، مجبور نخواهید بود این کار را به‌صورت دستی انجام دهید.
- تعدیل موجودی
گاهی اوقات شما موجودی انبار زیادی دارید و گاهی به اندازه کافی ندارید.
هر یک از این نمونه‌ها مشکل‌ساز است و هر دو می‌توانند مشکلات بیشتری را در صورت عدم رسیدگی سریع به آنها ایجاد کنند.
خوشبختانه، سیستم‌های مدیریت موجودی دقیقاً برای کاهش این نوع موقعیت‌ها وجود دارد.
با تجزیه‌و‌تحلیل و ویژگی‌های پیش‌بینی مناسب، می‌توانند شما را از مشکلات کمبود و زیاده‌روی در امان نگه‌دارند.
- سیکل شماری
اگر تابه‌حال مجبور شدید شمارش چرخه‌ها را به‌صورت دستی کامل کنید، می‌دانید که هم زمان‌بر است و هم به‌راحتی به هم می‌ریزد.
به همین دلیل است که خرده‌فروشانی که از نرم‌افزار مدیریت موجودی استفاده می‌کنند، این کار را به برنامه‌های خودکاری که آن را برای آنها انجام می‌دهند، واگذار می‌کنند.
این خطر خطای انسانی را از بین می‌برد.
درعین‌حال، تضمین می‌کند که تمام شمارش‌ها دقیقاً در زمانی که لازم است انجام می‌شود و این کار به دریافت اطلاعات صحیح به افراد مناسب در زمان مناسب کمک می‌کند
سیستم‌های مدیریت موجودی الکترونیکی
سیستم مدیریت موجودی الکترونیکی اساساً همتای دیجیتالی راه حل های سنتی مدیریت موجودی است.
به‌عبارت‌دیگر، یک سیستم مدیریت الکترونیکی از نظر عملکردی مشابه نرم‌افزار مدیریت موجودی هدفمند یا یک سیستم مدیریت موجودی مبتنی بر وب است.
سخن پایانی
یک سیستم مدیریت الکترونیکی عالی باید آسان و سرشار از ویژگی‌های مثبت باشد،همچنین باید به‌صورت شهودی ساختاریافته باشد، بنابراین برای هیچ‌کس نباید دشوار باشد که روی چه چیزی کلیک کند تا نتایج موردنظر خود را دریافت کند.
مطالب مرتبط: