با مدیریت دارایی‌ها بیشتر آشنا شویم
مدیریت موفقیت آمیز دارایی برای موفقیت هر سازمانی ضروری است، زیرا دارایی های زیرساختی با طول عمر طولانی و سرمایه قابل توجه پایه و اساس فعالیت اقتصادی را فراهم می کند.
هرچه سازمان پیچیده‌تر باشد، وجود یک فرآیند مدیریت قوی‌تر، حیاتی‌تر است.
در حالی که شیوه‌های مدیریت دستی می‌تواند کار را انجام دهد، کارمندان باید جزئیات زیادی را به صورت دستی ثبت و اصلاح کنند تا اطمینان حاصل کنند که سازمانشان از دارایی‌های موجود بیشترین استفاده را می‌کند.
با پیاده‌سازی ابزار مدیریت، کسب‌وکارها می‌توانند دارایی‌ها را مدیریت کرده و برنامه‌های مدیریت خود را بدون زحمت پیاده‌سازی کنند.
در حالی که مفهوم مدیریت در طول چندین دهه وجود داشته است، همچنان یک حوزه همیشه در حال تکامل است.
بنابراین، همگام شدن با تکامل و سازگاری با تغییرات بسیار مهم است.
اینکه چقدر شرکت‌ها تغییر را به خوبی بپذیرند، مدیریت دارایی همچنان یکی از دغدغه های اصلی سازمان ها در سراسر جهان است. چرا؟
دارایی ها باعث پیشروی کسب‌وکارها می‌شوند.
کسب‌وکارهای مدرن به شدت به دارایی‌های فیزیکی برای دوام مؤثر متکی هستند.
فرآیند مدیریت همچنین به کسب و کارها کمک می کند تا ارزش بیشتری کسب کنند و به اهداف تجاری دست یابند.
این راهنما نگاهی دقیق‌تر به تعریف مدیریت، وضعیت فعلی، چرایی سرمایه‌گذاری در آن، محصولات قابل تحویل آن و حتی پیش‌بینی چگونگی تکامل آن در سال‌های آینده دارد.
مدیریت دارایی چیست؟
مدیریت دارایی فرآیند برنامه ریزی و کنترل اکتساب، بهره برداری، نگهداری، تجدید و دفع دارایی های سازمانی است.
این فرآیند پتانسیل تحویل دارایی ها را بهبود می بخشد و هزینه ها و ریسک های موجود را به حداقل می رساند.
نگهداری کافی و استقرار مناسب سیستم ها، افراد و فرآیندها، افزایش مثبت سرمایه را در طول چرخه عمر دارایی تضمین می کند.
چرخه عمر دارایی چیست؟
چرخه عمر دارایی تعداد مراحلی است که دارایی یک سازمان در طول عمر مالکیت دارایی طی می کند.
دوره ای است که یک سازمان می تواند به طور موثر و کارآمد از یک دارایی برای دستیابی به اهداف تجاری خود استفاده کند.
چرخه عمر دارایی معمولاً تمام مراحل عمر دارایی را از زمان تحصیل تا نگهداری و دفع نهایی پوشش می دهد.
انواع مدیریت
در حالی که تعریف مدیریت ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، می توان آنها را به سه نوع فیزیکی، مالی و قراردادی طبقه بندی کرد.
مدیریت فیزیکی فرآیند رسیدگی به اموری مانند مدیریت دارایی های ثابت، مدیریت موجودی، زیرساخت ها و مدیریت دارایی های عمومی است.
مدیریت های مالی به فرآیند مدیریت تدارکات، توسعه استراتژی سرمایه گذاری، کنترل بودجه و هزینه ها، رسیدگی به وجوه نقد، اوراق قرضه و سهام اشاره دارد.
انطباق قراردادی فرآیندهایی مانند مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت دیجیتال، نگهداری قراردادی و مدیریت دارایی های نامشهود را ساده می کند.
نقاط دردسر در مدیریت دارایی های شرکت
برخی از بزرگترین مسائلی که مدیریت با آن مواجه است، مشکل نظارت و مدیریت دستی دارایی های موجود است.
وقتی دارایی‌های شما برای سال‌ها در شبکه بوده است، ممکن است به ضرر یا بدتر از آن به خطر بیفتد.
علاوه بر این معضل، مدیریت دستی دارایی مشمول نکات دردناکی است که در زیر ذکر شده است:
- ورود دستی داده ها، فرآیندهای پر خطا و داده های نادرست
- فرآیند مدیریت دارایی های بدون ساختار
- فقدان اختیار برای اجرای سیاست های مدیریت
- مدیریت تغییر ضعیف یا وجود ندارد
- ردیابی و گزارشی از ارزش و مکان دارایی در زمان واقعی وجود ندارد
- ناتوانی در ارزیابی خطر احتمالی داده یا جلوگیری از آن
هفت روش برتر برای مدیریت مؤثر
یک فرآیند مدیریت دارایی موثر به کسب و کارها کمک می کند تا با استفاده از یک رویکرد سیستماتیک، دارایی های خود را نظارت و مدیریت کنند. با یک فرآیند قوی، سازمان ها می توانند بهره وری و کارایی یک دارایی را بهبود بخشند و در نتیجه بازده بهبود را افزایش دهند.
اجزای کلیدی یک فرآیند مدیریت دارایی موثر عبارتند از:
آماده سازی ثبت دارایی
شرایط دارایی و سیستم رتبه بندی را شناسایی کنید
استهلاک دارایی را با دقت در فواصل زمانی مشخص پیگیری کنید
ارزش دارایی ها و هزینه جایگزینی آنها را تعیین کنید
از تعمیر و نگهداری دارایی واکنشی به سمت دارایی پیش بینی کننده حرکت کنید
برای اطمینان از یکپارچگی پایگاه داده، بیشتر بر مدیریت تغییر تمرکز کنید
کاغذبازی را حذف کنید و کارهایی مانند جمع آوری داده ها، گزارش دارایی و غیره را خودکار کنید
نحوه بهبود مدیریت دارایی
اگر خود فرآیند در بهترین حالت متوسط باشد، پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دارایی نتیجه‌ای نخواهد داشت. بنابراین، قبل از جستجوی راه‌هایی برای خودکارسازی فرآیند، ساده‌سازی شیوه‌های مدیریت دارایی موجود آنها ضروری است.
در اینجا هفت عامل وجود دارد که یک سازمان باید روی آن تمرکز کند تا بتواند مدیریت دارایی را به آینده بیاورد:
- دلیل وجود دارایی را درک کنید
- این دارایی چه هدفی را دنبال می کند؟
- چرا تهیه شد؟
- در مورد وضعیت دارایی آگاهی کسب کنید
- وضعیت فعلی دارایی چگونه است؟
- چقدر به هدف خود عمل می کند؟
- آیا قابل اعتماد است؟
ببینید چقدر از دارایی به طور موثر استفاده می شود
دارایی در حال حاضر چه ارزشی دارد؟
آیا انتظارات موجود را برآورده می کند؟
خواسته های آینده را شناسایی کنید
آیا انتظارات خدمات تغییر خواهد کرد؟
آیا دارایی به اندازه کافی قوی است که بتواند خواسته های آینده را برآورده کند؟
برنامه تعمیر و نگهداری موجود را ارزیابی کنید
برای حفظ و بهبود چرخه عمر دارایی چه کاری انجام می شود؟
برنامه نگهداری دارایی فعلی چقدر موثر است؟
آیا برآورد هزینه های تعمیر و نگهداری دقیق است؟
نرخ استهلاک و ریسک های مرتبط را پیش بینی کنید
آیا عمر مفید دارایی به صورت دوره ای بررسی می شود؟
آیا انتظارات با برآوردهای قبلی تفاوت قابل توجهی دارد؟
آیا هزینه استهلاک دوره های آتی بر این اساس تعدیل می شود؟
تاثیر این کاهش ارزش چیست؟
پیش بینی دفع دارایی
چه زمانی انتظار می رود دارایی به طور دائم از استفاده خارج شود؟
آیا سود یا زیان حاصل از واگذاری دارایی در صورت مالی ذکر شده است؟
مزایای مدیریت خودکار دارایی
کسب‌وکارهای هوشمند با استفاده مکرر از فرآیندهای منسوخ شده، زمان خود را برای تکمیل وظایف مدیریت دارایی پایه و تکراری به صورت دستی تلف نمی‌کنند.
سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت دارایی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مدیریت دارایی خسته‌کننده و زمان‌بر را خودکار کنند و به تیم مدیریتی پیشنهاد می‌دهد تا بر فعالیت‌های ارزش افزوده تمرکز بیشتری داشته باشند.
با این حال، پیاده سازی یک سیستم مدیریت دارایی یک تصمیم بزرگ است، بنابراین بهتر است قبل از جهش از مزایای ملموس آن مطمئن شوید. در حالت ایده آل، نرم افزار مدیریت دارایی:
- عمر دارایی های شما را افزایش می دهد
- به بازسازی، تعمیر، و جایگزینی دارایی ها به طور موثر کمک می کند
- با تمرکز بر پایداری سیستم، خواسته های مصرف کننده را برآورده می کند
- به تمرکز بر روی فعالیت هایی که برای عملکرد پایدار حیاتی هستند کمک می کند
- کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا انتظارات خدمات و الزامات نظارتی را برآورده کنند
- پاسخ به شرایط اضطراری یا خطرات غیر منتظره را بهبود می بخشد
ا