ایجاد یک قالب برای ردیابی دارایی
شاید از خود بپرسید که هدف از یک قالب اکسل چیست؟
قالب به شما کمک می‌کند تا دارایی‌هایی را که در اختیار دارید به‌گونه‌ای خوانا و قابل‌درک به‌راحتی سازماندهی کنید.
اگر دارایی‌های زیادی در اختیار دارید، ممکن است بخواهید یک فایل مکتوب ایجاد کنید که مشخص کند دارای کدام دارایی‌ها هستید و ویژگی‌های مختلف این دارایی‌ها مشخص شود.
در ادامه با جزئیات بیشتری در این مورد بحث خواهیم کرد.
نقشه‌برداری از دارایی‌های خود
یکی از قدیمیترین راه‌ها برای ترسیم دارایی‌های خود استفاده از صفحه گسترده اکسل است.
اولین مرحله‌ای که باید برای پر کردن قالب دارایی انجام دهید، توسعه نام هر یک از دارایی‌های خود است.
شما باید بدانید که در حال حاضر چه دارایی‌هایی در اختیار دارید.
دارایی‌های شما باید با نامی مشخص شود که به‌راحتی قابل‌درک باشد و به شما کمک کند تا سریعاً تشخیص دهید که به کدام دارایی اشاره می‌شود.
به‌عنوان‌مثال، اگر جواهرات را به‌عنوان دارایی داشته باشید، این دارایی را با ترکیب فلزی که جواهرات در دارایی موجود است، عنوان کنید. ایجاد نامی که به‌راحتی قابل تشخیص باشد برای دارایی‌های خود به شما در سازماندهی صفحه گسترده کمک می‌کند.
درک ارزش دارایی‌های خود
مهم است که بدانید هر یک از دارایی‌های شما چقدر ارزش دارد.
بخشی از صفحه گسترده وجود خواهد داشت که به طور خاص به‌منظور پرکردن میزان ارزش دارایی در دست طراحی شده است.
ممکن است برای تخمین درست ارزش دارایی‌هایتان، استخدام یک ارزیاب لازم باشد.
ارزیابان متخصص در زمینه تعیین ارزش دارایی‌ها می‌توانند به شما در درک میزان ارزش دارایی‌هایتان، به ترتیب برای هر دارایی، کمک کنند. هنگامی که ارزش پولی هر یک از دارایی‌های خود را دانستید، می‌توانید بخش‌هایی از صفحه گسترده مربوط به ارزش پولی خود را پر کنید.
شما می‌خواهید ارزش پولی هر دارایی را یادداشت یا تایپ کنید.
اگر تخمینی باشد، می‌توانید به‌جای عدد دقیق، محدوده را تایپ کنید.
این کار به شما کمک می‌کند تا میزان ارزش هر یک از دارایی‌های خود را پیگیری کنید.
توضیحات مفصل‌تر
ممکن است متوجه شوید که می‌خواهید در قالب دارایی‌تان توضیحات دقیق‌تری به‌جای یک عنوان ساده یک یا دو کلمه‌ای داشته باشید. به‌عنوان‌مثال، اگر یکی از دارایی‌های شما یک خودرو است، ممکن است بخواهید شرکت سازنده و مدل دقیق خودرو و همچنین هر ویژگی اضافی که قابل‌توجه است را درج کنید.
باید فضای کافی برای پرکردن این اطلاعات در صفحه گسترده دارایی شما وجود داشته باشد.
تاریخچه مالکیت
ممکن است برای شما مفید باشد که کمی درباره تاریخچه مالکیت دارایی خود در صفحه گسترده قرار دهید و ممکن است به خواننده کمک کند تا ارزش دارایی و داستان آن را بهتر درک کند.
می‌توانید جزئیاتی مانند زمانی که دارایی از نظر مالکیت تغییر کرد و هرگونه تغییر مکان را وارد کنید.
برای مثال، اگر جزئیات یک دارایی همانند یک وسیله نقلیه را یادداشت می‌کنید، می‌توانید اطلاعاتی درباره زمانی که وسیله نقلیه توسط مالکی در تهران به مالکی در بوشهر فروخته شد و اینکه از تهران به بوشهر حمل شده است را اضافه کنید.
این به ارائه جزئیات بیشتر در مورد قالب ردیابی دارایی اکسل شما کمک می‌کند.
عناصر و فیلدهای جمع‌شونده در اکسل
اکسل یک پلتفرم سنتی برای استفاده از قالبهای خاص است زیرا فیلدهای اکسل در واقع قابل جمع‌شدن هستند.
شما می‌توانید طیف وسیعی از اطلاعات را در یک سلول بسیار کوچک جای دهید.
برای مشاهده گستره کامل این اطلاعات، فقط باید روی فیلد کلیک کنید و تمام متن موجود در آن سلول خاص از الگوی موجودی دارایی خود را انتخاب کنید.
این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا حجم زیادی از اطلاعات را در یک سلول نسبتاً کوچک قرار دهید و صفحه گسترده را منظم نگه می‌دارد، درحالی‌که اطلاعات فراوانی را به خواننده ارائه می‌دهد.
الفبایی کردن عناصر صفحه گسترده اکسل شما
دارایی‌های شما باید با حروف الفبای نام دارایی‌ها مرتب شود.
این حرفه‌ای‌ترین و سازماندهی‌شده‌ترین روش برای رتبه‌بندی دارایی‌هایتان است.
این کار جستجوی اطلاعات در قالب موجودی دارایی را برای هر یک از دارایی‌ها برایتان آسان می‌کند، زیرا اطلاعات از نظر ترتیب حروف الفبا به‌دقت سازماندهی می‌شوند.
حروف الفبا شکل استاندارد سازماندهی در همه امور تجاری و اداری است و از جانب کسی که سند را ایجاد می‌کند، حرفه‌ای بودن را نشان می‌دهد همچنین استفاده از آن آسان است و منظم‌کردن آن آسان است.
به‌این‌ترتیب، می‌توانید اطلاعات مربوط به یک دارایی را با سهولت کامل جمع‌آوری کنید.
قالب ردیابی دارایی: ابزاری مفید برای منظم ماندن
به‌طورکلی، قالب ردیابی دارایی یک ابزار فوق‌العاده برای منظم ماندن است.
شما می‌توانید دارایی‌های خود را به ترتیب حروف الفبا سازماندهی کنید.
هر سلول در این قالب صفحه گسترده اکسل را می‌توان گسترش داد تا بتوانید با جزئیات در مورد کیفیت دارایی خود بنویسید.
ممکن است جزئیاتی مانند تغییر مکان و تغییر در ارزش را اضافه کنید.
شما باید مطمئن شوید که به هر دارایی عنوانی داده‌اید که با ویژگی‌های آن مطابقت دارد.
عنوان دارایی باید به‌راحتی قابل تشخیص باشد و به طور خودکار با دارایی که نام‌گذاری شده است مطابقت داشته باشد.
همچنین اطلاعاتی در مورد ارزش پولی هر دارایی درج خواهید کرد.
مهم است که توضیحات کلی این دارایی‌ها به‌تفصیل باشد، شما نباید از ارائه توضیحات دقیق خودداری کنید، زیرا هر سلول قابل‌گسترش است و در صورت گسترش می‌تواند حاوی مقدار زیادی اطلاعات باشد.
لازم نیست نگران نبودن فضای کافی برای نوشتن توضیحات خود باشید.
احتمالاً متوجه خواهید شد که کیفیت کلی زندگی شما از نظر مدیریت دارایی‌هایتان با استفاده از قالب به‌منظور سازماندهی اطلاعات دارایی‌تان در یک صفحه گسترده بهبود یافته است.
شما کمتر نگران رفاه دارایی‌های خود خواهید بود و همچنین حس انسجام کلی خواهید داشت.
احتمالاً در طول سال چندین بار به صفحه گسترده خود رجوع می‌کنید تا وضعیت دارایی‌های مختلف خود را بررسی کنید.
وقتی یکی از دارایی‌های خود را می‌فروشید، می‌خواهید این اطلاعات را در صفحه گسترده اکسل خود به‌روز کنید.
علاوه بر این، هنگام خرید دارایی نیز می‌خواهید این اطلاعات را در صفحه گسترده اکسل به‌روز سانی کنید.
به‌این‌ترتیب از منظم نگه‌داشتن لذت خواهید برد.
همانطور که گفته شد تمامی مطالب گفته شده شیوه سنتی و قدیمی ردیابی دارایی است و امروزه کاربرد خود را ازدست‌داده است و پلتفرم‌های آنلاین همچون “بِدار” جایگزین صفحات گسترده در اکسل شده‌اند.
مطالب دیگر سایت: