با ردیابی دارایی بیشتر آشنا شوید
ردیابی دارایی بخش مهمی از مدیریت مدرن محل کار است.
اگر نمی دانید چه چیزهایی دارید ، نمی دانید چقدر برای شما هزینه دارند و آیا هنوز به درستی کار می کنند یا خیر، نرم‌افزار ردیابی دارایی، تمام داده‌های تجهیزات شما را در یک مکان قرار می‌دهد که می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید و کارها را آسان‌تر کنید، رویکردی فعال‌تر برای تعمیر و نگهداری داشته باشید و با درک هزینه کل مالکیت، تصمیمات خرید هوشمندانه‌تری بگیرید.
اگر قصد سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار ردیابی دارایی را دارید، در اینجا نگاهی دقیق‌تر به مزایا و مواردی که هنگام ارزیابی گزینه‌های خود باید در نظر بگیرید، آورده شده است.
سازمان شما تا چه اندازه بهترین شیوه ها را برای مدیریت دارایی اتخاذ کرده است؟
ردیابی دارایی چیست؟
چرا ردیابی دارایی مهم است؟
چه دارایی هایی را باید ردیابی کنید؟
یک سیستم ردیابی دارایی چه کاری انجام می دهد؟
چه کسی به نرم افزار ردیابی دارایی نیاز دارد؟
انواع مختلف نرم افزار ردیابی دارایی چیست؟
نرم افزار ردیابی دارایی چه ویژگی هایی دارد؟
ردیابی دارایی چیست؟
ردیابی دارایی به فرآیندی اشاره دارد که شما برای مستندسازی تمام دارایی های فیزیکی شرکت خود استفاده می کنید.
به طور معمول این شامل یک پلت فرم متمرکز است که جزئیاتی مانند مکان، مالک، قرارداد و تاریخچه تعمیر و نگهداری را برای همه دارایی ها در زمان واقعی ارائه می دهد.
استفاده از نرم افزار ردیابی دارایی، فرآیندهای دستی مربوط به مدیریت دارایی را خودکار می کند.
و همانطور که همه می دانیم، حذف کار یدی می تواند زمان، انرژی و هزینه های تلف شده را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
چرا ردیابی دارایی مهم است؟
- هزینه های اداری کمتر
- یک رویکرد هوشمندانه تر برای نگهداری دارایی
- پاسخگویی بهتر و صرفه جویی در هزینه
- بهبود خدمات مشتری
- برنامه ریزی برای رشد آینده
- حفظ گواهینامه ها
- بهره وری بهبود یافته است
- دقت بهبود یافته
- هزینه های اداری کمتر
ردیابی دارایی نیاز کارکنان را به ردیابی دارایی ها به صورت دستی از بین می برد.
این به معنای کاهش خطای انسانی است که می تواند منجر به از دست دادن دارایی شود.
همچنین این افراد را برای تمرکز بر مسئولیت های درآمدزا آزاد می کند.
یک رویکرد هوشمندانه تر برای نگهداری دارایی
اگر تاریخچه تجهیزات را بدانید، نگهداری از تجهیزات بسیار ساده تر است.
به عنوان مثال، اگر شما 100 چاپگر دارید، غیرممکن است که بدانید چه زمانی جوهر هر یک از آنها رو به اتمام است یا نیاز به تعمیر دارد، مگر اینکه آن را مستند کرده باشید.
با نرم‌افزار ردیابی دارایی، می‌توانید یادآورهای خودکار را هنگامی که زمان تعمیرات معمولی فرا می‌رسد، تنظیم کنید تا مشکلات غیرمنتظره کمتری داشته باشید و زمان خرابی کمتری داشته باشید.
پاسخگویی بهتر و صرفه جویی در هزینه
بدون ردیابی دارایی های خود، ممکن است بدون اینکه متوجه شوید ضررهای پرهزینه ای را تجربه کنید
ردیابی دارایی های خود به شما کمک می کند تا از این ضررها جلوگیری کنید و کارکنان را برای رسیدگی مسئولانه به آن ها مسئول می داند.
بهبود خدمات مشتری
هر زمان که عملکرد کسب و کار خود را بهبود بخشید، بلافاصله برای مشتریان آشکار می شود.
بسته به کسب و کار اصلی شما، برخی از مشتریان ممکن است بخواهند بدانند که آیا نرم افزار ردیابی دارایی دارید یا خیر، زیرا این نرم افزار به عنوان یک شریک اعتبار شما را نشان می دهد.
برنامه ریزی برای رشد آینده
زمانی که هنوز از صفحه‌گسترده‌ها برای پیگیری همه چیزهایی که دارید، استفاده می‌کنید، سخت است که کسب و کار خود را برای رشد مقیاس‌بندی کنید.
راه حل ردیابی دارایی به شما کمک می کند تا روند استفاده از دارایی را شناسایی کنید تا به شما کمک کند برای رشد آماده شوید.
حفظ انطباق و گواهینامه ها
ردیابی دارایی می تواند به شما کمک کند تا از مقرراتی مانند استانداردهای حسابداری اجاره FASB پیروی کنید یا به گواهینامه هایی مانند گواهینامه AIB دست یابید.
با استفاده از راه حل ردیابی دارایی، می توانید بیش از آنچه ردیابی دستی اجازه می دهد، ردیابی و مدیریت کنید.
بهره وری بهبود یافته است
ردیابی دارایی بینش ارزشمند و سطح بالایی را در مورد عملکرد فضاهای فیزیکی کسب و کار شما از جمله دفتر، انبار و انبار ارائه می دهد.
این مهم است زیرا به شما امکان می دهد پیوندهای مهمی را در نحوه استفاده این بخش ها از دارایی ها شناسایی کنید تا بتوانند عملیات تجاری را ساده کنند.
علاوه بر این، ردیابی داده ها به شما کمک می کند تا نیازهای دارایی را قبل از اینکه ضروری باشد، مانند تعمیر و نگهداری تجهیزات، پیش بینی کنید.
دقت بهبود یافته
یک پلتفرم نرم افزاری ردیابی دارایی می تواند تنها منبع حقیقت شما باشد.
به طور طبیعی، این سطح از بینش به شما کمک می کند تا بفهمید دارایی ها کجا هستند، چگونه از آنها استفاده می شود، و چه اقداماتی باید انجام شود تا دارایی ها همیشه در بازی باقی بمانند.
بهینه سازی خرید تجهیزات
هنگامی که بتوانید دارایی ها را در طول چرخه عمر آنها ردیابی کنید، می توانید تصمیمات هوشمندانه تری در مورد تعمیر یا تعویض تجهیزات بگیرید.
ممکن است به اطلاعات گارانتی نگاه کنید و متوجه شوید که تعمیر چیزی هنوز مقرون به صرفه تر است، یا سابقه تعمیر دارایی دیگری را در نظر بگیرید و تصمیم بگیرید که نگهداری آن گران تر از ارزش آن است.
چه دارایی هایی را باید پیگیری کنید؟
نرم افزار ردیابی دارایی به شما کمک می کند تا تصویر کاملی از استفاده، هزینه ها و نگهداری دارایی خود را مشاهده کنید تا بتوانید تصمیمات تجاری هوشمندانه تری بگیرید و برای آینده برنامه ریزی کنید
در اینجا فقط چند مورد از دارایی هایی است که باید آنها را ردیابی کنید:
- سیستم های ساختمانی
- فرش
- کامپیوترها
- تجهیزات سنگین
- تجهیزات HVAC
- تجهیزات فناوری اطلاعات
- نورپردازی
- تجهیزات تولیدی
- مبلمان اداری
- پرینترها و دستگاه های کپی
- دارایی های حمل و نقل عمومی
- تجهیزات ایمنی، از جمله تجهیزات حفاظت فردی (PPE)
- نشانه ها
- مجوزهای نرم افزاری
- وسایل نقلیه
نرم افزار ردیابی دارایی چه می کند؟
از آنجایی که استفاده از صفحات گسترده برای مدیریت دارایی زمان بر و ناکارآمد است، سازمان های بیشتری در حال پیاده سازی نرم افزار ردیابی دارایی هستند.
نرم افزار ردیابی دارایی یک سیستم دیجیتال و متمرکز است که به سازمان شما اجازه می دهد تا جزئیات مهم هر دارایی را در زمان واقعی ردیابی کند.
این امر هزینه های اداری را کاهش می دهد، خدمات را بهبود می بخشد و به سازمان شما دید بیشتری نسبت به استفاده از دارایی، هزینه ها و نگهداری می دهد.
این کار باعث می‌شود که ببینید همه دارایی‌های شما در کجای فضای شما زندگی می‌کنند، سوابق تعمیر و نگهداری و موارد دیگر را بررسی کنید. با نرم افزار ردیابی دارایی، می توانید:
همه چیز را پیگیری کنید
استانداردهای جدید حسابداری اجاره FASB شرکت ها را ملزم می کند که سوابق دقیق هر دارایی اجاره شده را حفظ کنند.
با نرم افزار ردیابی دارایی، شرکت شما می تواند هر تعداد دارایی را در یک مکان ردیابی کند.
هر دارایی حاوی یک نمایه دقیق است که همه چیزهایی را که باید در مورد آن دارایی بدانید، از جمله تصاویر، راهنمای محصول، مخاطبین کلیدی و شرایط قرارداد را نشان می‌دهد.
دسترسی به اطلاعات در هر نقطه
راه‌حل‌های ردیابی دارایی مجهز به یک برنامه تلفن همراه است که به مدیران اجازه می‌دهد اطلاعات دارایی را در هر کجا که هستند، حتی اگر دور از دفتر هستند، تأیید کنند.
می‌توانید براساس مالک، مکان، نوع یا شماره سریال جستجو کنید، فایل‌ها را ویرایش کنید (برای تصحیح اطلاعات مالک یا موقعیت مکانی در صورت نیاز)، از یک دارایی عکس بگیرید، اطلاعات دارایی را از طریق اسکنر بارکد اسکن کنید، و موارد دیگر.
دستگاه موبایل کل تیم خود را به هم متصل کنید
با برنامه های نرم افزار مدیریت دارایی تلفن همراه، می توانید اپراتورهای تجهیزات، تکنسین های تعمیر و نگهداری، مدیران اجرایی و مدیران خرید را به روز نگه دارید تا همه آخرین اطلاعات را داشته باشند.
یک راننده کامیون می تواند یک گزارش بازرسی وسیله نقلیه راننده را قبل از برخورد به جاده تکمیل کند.
اگر متوجه شود که کامیون به سیستم ترمز جدید نیاز دارد، می تواند دستور کار را ایجاد کند تا فوراً به تیم تعمیر و نگهداری اطلاع دهد.
مدیر تعمیر و نگهداری می تواند این کار را به فردی که نزدیک ترین مکان به آن مکان است واگذار کند تا تعمیر در سریع ترین زمان ممکن انجام شود.
مدیران می توانند به داشبوردهای سطح بالا نگاه کنند تا کل هزینه تعمیرات خودرو در سال گذشته و مقایسه آن با سال های گذشته را ببینند.
اگر متوجه شوند که هزینه ها به طور قابل توجهی بالاتر است، می توانند بیشتر بررسی کنند که چه چیزی باعث افزایش شده است.
تیم خرید همچنین می‌تواند تاریخچه تعمیرات هر خودرو را ببیند و این اطلاعات را در نظر بگیرد تا اینکه تصمیم می‌گیرد کدام برند و مدل بعدی را بخرد.
ایجاد گزارش های سفارشی
با نرم افزار ردیابی دارایی، می توانید به سرعت و به راحتی گزارش هایی از جمله مکان دارایی، استفاده و گزارش هزینه تولید کنید.
مدیران همچنین می‌توانند شرایط قرارداد، اطلاعات اجاره یا نگهداری را در گزارش‌ها لحاظ کنند و اعلان‌های انقضای قرارداد را تنظیم کنند.
چه کسی به سیستم ردیابی دارایی نیاز دارد؟
یک سیستم ردیابی دارایی برای همه انواع سازمان ها مهم است، به ویژه در شرکت هایی که برای عملیات به شدت به دارایی ها متکی هستند.
برای مثال، خطوط هوایی، شرکت‌های ساختمانی، شرکت‌های ناوگان، و تولیدکنندگان، همگی نیاز به ردیابی و نگهداری تجهیزات پیچیده دارند. در این صنایع، خرابی تجهیزات منجر به از دست رفتن بهره وری، درآمد و آسیب احتمالی به روابط مشتری می شود.
با این حال، حتی شرکت‌هایی که در صنایع کمتر تجهیزات سنگین هستند، هنوز باید عملکرد دارایی را مدیریت کنند.
به عنوان مثال، یک شرکت هتل یا رستوران زنجیره ای دارای ده ها ساختمان است که همه باید به درستی نگهداری شوند تا ایمنی و راحتی کارمندان و مشتریان تضمین شود.
دارایی های کمتر قابل مشاهده، مانند سیستم های HVAC، آبگرمکن، و سیستم های اسپرینکلر برای حفاظت در برابر آتش اهمیت کمتری ندارند.
اگر یکی از این دارایی ها از کار بیفتد، ممکن است سلامت و ایمنی ساکنان ساختمان خود را به خطر بیندازید.
دارایی‌های فناوری اطلاعات، مانند سرورها و فایروال‌ها، برای محافظت از داده‌های مشتریان شما نیز حیاتی هستند.
ردیابی دارایی فقط برای پرسنل تعمیر و نگهداری، مدیران امکانات و رهبران فناوری اطلاعات نیست.
همچنین برای مدیران حسابداری و خرید که مسئول ردیابی موجودی هستند مهم است.
در اینجا چند مورد از رایج ترین انواع آن آورده شده است.
سیستم مدیریت عملکرد دارایی
گارتنر مدیریت عملکرد دارایی (APM) را اینگونه تعریف می کند: «جمع آوری داده، یکپارچه سازی، تجسم و تجزیه و تحلیل همه (با هم کار می کنند) تا قابلیت اطمینان و در دسترس بودن دارایی های فیزیکی را بهبود بخشند.
یک سیستم مدیریت عملکرد دارایی، نظارت بر شرایط، پیش‌بینی پیش‌بینی‌کننده، و قابلیت اطمینان را به ارمغان می‌آورد
این یک سیستم پیچیده است که از مدل هایی (معروف به دوقلوهای دیجیتال) برای نشان دادن نحوه عملکرد تجهیزات استفاده می کند.
این سیستم همچنین از حسگرهای صنعتی برای تشخیص تغییرات در شرایط مانند دما یا اصطکاک استفاده می کند که می تواند مشکلات احتمالی را نشان دهد.
این برای تولید کنندگان صنعتی در زمینه های بسیار فنی، مانند انرژی یا شرکت های آب و برق ایده آل است.
ویژگی های نرم افزار ردیابی دارایی
نرم افزار ردیابی دارایی به شما امکان می دهد جزئیات مهم را ذخیره کرده و بر اساس آنها عمل کنید.
به عنوان مثال، شما باید بتوانید:
- هر دارایی را بر اساس نوع، مکان، تکلیف و جزئیات قرارداد مشاهده و پیگیری کنید
- عکس‌ها، اطلاعات گارانتی یا دفترچه‌های راهنما را از طریق یک برنامه تلفن همراه به نمایه‌های دارایی اضافه کنید
- اولویت بندی، دسته بندی، تخصیص، و تکمیل بلیط های خدمات در دارایی ها
- هزینه کل مالکیت در طول چرخه عمر دارایی را تعیین کنید
- توانمندسازی عملیات برای انجام تعمیرات پیشگیرانه ضروری
- شفافیت در زمان واقعی را با داشبوردهای قابل تنظیم و مبتنی بر نقش ایجاد کنید
در حالی که برخی از دارایی ها با نگهداری مناسب برای سال ها در شرایط خوبی باقی می مانند، برخی دیگر در طی یک یا دو سال منسوخ می شوند یا ممکن است متوجه شوید که آنها به همان اندازه که قبلا استفاده می شدند، استفاده نمی شوند.
سیستم ردیابی دارایی مناسب تعیین عمر مفید دارایی ها را بسیار آسان تر می کند (کدام یک ارزش نگهداری دارند و کدام یک بیشتر از ارزششان برای شما هزینه دارند.)
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد راه حل های نرم افزار مدیریت دارایی ما، درخواست کنید.
در سایت بدار: